Sobald ein Kunde bzw. eine Kundin elektronisch eine Fallanmeldung sendet, landet diese in einem allgemeinen E-Mail-Postfach, von dem aus ich das entsprechende Mail in mein persönliches Postfach ziehe.
Der nächste Schritt in der Weiterverarbeitung ist, dass ich die Person bei uns im EDV-System suche und die Versicherungsdeckung überprüfe. Dabei schaue ich auch, ob der neu vorliegende Fall mit einem anderen bereits angemeldeten Fall in Verbindung steht. Meistens jedoch meldet sich unsere Kundschaft mit etwas Neuem. In diesem Fall eröffne ich einen neuen Schaden.
Um unseren Juristinnen und Anwälten einen schnellen Überblick über die Situation und das Anliegen der betroffenen Person zu verschaffen, erstelle ich eine Erfassungsnotiz. In dieser erstelle ich eine Zusammenfassung des geschilderten Sachverhalts, eine Auflistung der im Fall verwickelten Parteien, Angaben zum Streitwert (normalerweise in CHF), das Hauptanliegen, eventuelle Fristen und Informationen zur Erreichbarkeit des Kunden.
Falls mir relevante Informationen oder Unterlagen zur Schadenserfassung fehlen, z. B. Angaben zur Gegenpartei oder wichtige Verträge, nehme ich direkt Kontakt mit der versicherten Person auf und bitte sie um die Zustellung der fehlenden Details oder Unterlagen.
Sobald die Erfassungsnotiz vollständig ist, verschiebe ich den Fall in einen Verteilerpool im System. Von dort aus wird er einer/m Mitarbeitenden des Rechtsdienstes zugeteilt, der/die sich dann um die weiterführende Bearbeitung des Falls kümmert.
Dieser strukturierte Ablauf ermöglicht es uns, die Anliegen unserer Kunschaft sorgfältig und effektiv zu bearbeiten.
